Vous êtes propriétaire et vous allez bientôt louer votre logement ? Vous vous demandez quels papiers fournir pour être en règle ? Ou peut-être êtes-vous locataire et vous voulez vérifier que votre dossier est complet ?
Cet article vous donne la liste complète et à jour des documents que le bailleur doit obligatoirement fournir au locataire. Nous avons tout classé par étape (signature, pendant et fin du bail) pour vous simplifier la vie et éviter tout litige.
La Liste Complète des Documents Obligatoires [Tableau Récapitulatif]
Pour avoir une vision claire et rapide, voici le tableau de tous les documents à fournir. Les détails pour chaque document se trouvent plus bas dans l’article.
| Document | Quand le fournir ? | Statut | Type de logement |
|---|---|---|---|
| Contrat de location (bail) | À la signature | Obligatoire | Tous |
| Dossier de Diagnostic Technique (DDT) | Annexé au bail | Obligatoire | Tous |
| État des lieux d’entrée | À la remise des clés | Obligatoire | Tous |
| Notice d’information | Annexée au bail | Obligatoire | Tous |
| Attestation d’assurance Risques Locatifs | À la remise des clés | Obligatoire (fourni par le locataire) | Tous |
| Extrait du règlement de copropriété | Annexé au bail | Obligatoire si concerné | Copropriété |
| Acte de cautionnement | À la signature | Facultatif (si garant) | Tous |
| Quittance de loyer | Chaque mois, sur demande | Obligatoire si le locataire demande | Tous |
| Justificatifs des charges | Annuellement | Obligatoire | Tous |
| État des lieux de sortie | À la restitution des clés | Obligatoire | Tous |
| Justificatifs de retenue sur dépôt de garantie | 1 à 2 mois après la sortie | Obligatoire si retenue | Tous |
L’essentiel : les documents à fournir à la signature du bail
La signature du bail est le moment le plus important. C’est là que le bailleur doit remettre la majorité des documents obligatoires. Un oubli peut avoir des conséquences juridiques sérieuses.
Le contrat de location (bail)
C’est le document central qui définit les droits et obligations de chacun. Il doit être écrit, daté et signé par le propriétaire (ou son mandataire) et le locataire. Le contrat doit être conforme au bail type réglementaire défini par la loi Alur.
Il existe un modèle pour un logement vide et un modèle pour un logement meublé. Le bailleur doit mentionner des informations précises : nom des parties, description du logement, montant du loyer et des charges, durée de la location.
Le Dossier de Diagnostic Technique (DDT)
Le Dossier de Diagnostic Technique (DDT) regroupe tous les diagnostics immobiliers obligatoires. Son but est d’informer le locataire sur l’état du logement. Ce dossier doit être annexé au contrat de location. Attention, sa composition varie selon l’âge et la localisation du bien.
Voici les principaux diagnostics à fournir :
- Le Diagnostic de Performance Énergétique (DPE) : toujours obligatoire, il renseigne sur la consommation d’énergie du logement. Sa durée de validité est de 10 ans.
- Le Constat de Risque d’Exposition au Plomb (CREP) : obligatoire si le logement a été construit avant 1949.
- L’état de l’installation intérieure d’électricité : si l’installation a plus de 15 ans.
- L’état de l’installation intérieure de gaz : si l’installation a plus de 15 ans.
- L’État des Risques et Pollutions (ERP) : obligatoire si le logement est dans une zone à risques (inondations, séismes…). Il est valable 6 mois.
- Le Diagnostic Bruit : pour les logements situés dans une zone d’exposition au bruit des aéroports.
L’état des lieux d’entrée
Ce document est crucial. Il décrit l’état du logement et de ses équipements pièce par pièce au moment où le locataire arrive. Il doit être réalisé en présence des deux parties (ou de leurs représentants) et signé par elles. On dit qu’il est « contradictoire ».
Un état des lieux d’entrée précis et détaillé protège à la fois le bailleur et le locataire en cas de dégradations constatées à la fin du bail. Il est comparé à l’état des lieux de sortie pour déterminer les éventuelles réparations à la charge du locataire.
La notice d’information obligatoire (Loi Alur)
Le bailleur doit joindre au bail une notice d’information. Ce document rappelle les principaux droits et devoirs du locataire et du propriétaire. Il couvre des sujets comme la fixation du loyer, les charges, les réparations ou encore la fin du contrat.
L’attestation d’assurance risques locatifs
C’est une particularité : ce document est obligatoire mais doit être fourni par le locataire au bailleur. Le locataire doit souscrire une assurance couvrant les risques locatifs (dégât des eaux, incendie, explosion) et en remettre une attestation au propriétaire à la remise des clés, puis chaque année.
Les documents spécifiques
Dans certains cas, d’autres documents sont nécessaires :
- Extrait du règlement de copropriété : Si le logement est dans une copropriété, le bailleur doit fournir un extrait du règlement concernant la jouissance des parties privatives et communes.
- Acte de cautionnement : Si une personne se porte garant pour le locataire, un acte de cautionnement doit être signé et annexé au bail.
Les documents à transmettre en cours de location
Une fois le locataire installé, les obligations du bailleur ne s’arrêtent pas. Certains documents doivent être fournis périodiquement ou sur demande.
La quittance de loyer
La quittance de loyer est un reçu qui prouve que le locataire a bien payé son loyer et ses charges. Le bailleur doit la transmettre gratuitement si le locataire en fait la demande. Il n’est pas obligé de l’envoyer automatiquement chaque mois si le locataire ne la réclame pas.
Les justificatifs et la régularisation des charges
Le locataire paie chaque mois une provision sur charges. Une fois par an, le propriétaire doit procéder à une régularisation annuelle. Pour cela, il doit fournir au locataire le décompte détaillé des charges de l’année écoulée.
Un mois avant cette régularisation, le bailleur doit aussi tenir à la disposition du locataire tous les justificatifs (factures, contrats d’entretien, etc.).
Quels documents pour la fin du bail ?
La fin de la location est aussi une étape encadrée. Deux documents sont essentiels pour clôturer la relation contractuelle dans de bonnes conditions.
L’état des lieux de sortie
Comme pour l’entrée, un état des lieux de sortie doit être réalisé lorsque le locataire quitte le logement et rend les clés. Il est également contradictoire et signé par les deux parties.
Ce document sera comparé à l’état des lieux d’entrée pour identifier les éventuelles dégradations imputables au locataire, en dehors de l’usure normale du logement.
La restitution du dépôt de garantie et les justificatifs de retenue
Le bailleur doit restituer le dépôt de garantie au locataire dans un délai précis après la fin du bail. Ce délai est de :
- 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée.
- 2 mois si des dégradations sont notées dans l’état des lieux de sortie.
Si le propriétaire effectue une retenue sur le dépôt de garantie, il doit absolument fournir des justificatifs au locataire (devis, factures de réparations, etc.).
Que risque le bailleur en cas de document manquant ?
Ne pas fournir les documents obligatoires n’est pas anodin. Le bailleur qui ne respecte pas ses obligations s’expose à des sanctions qui peuvent varier selon le document manquant.
Les risques principaux sont :
- La demande de diminution du loyer : Si le DDT n’est pas fourni, ou si des informations importantes sont absentes du bail (comme la surface habitable), le locataire peut saisir le tribunal pour demander une baisse du loyer.
- La nullité de certaines clauses : Un bail non conforme au modèle légal peut voir certaines de ses clauses annulées par un juge.
- Des dommages et intérêts : Le locataire peut réclamer des dommages et intérêts s’il prouve qu’un document manquant lui a causé un préjudice.
- L’engagement de sa responsabilité : En cas d’accident lié à une installation de gaz ou d’électricité défectueuse non signalée dans un diagnostic, la responsabilité du bailleur peut être engagée.
FAQ – Documents Bailleur-Locataire
Quelle est la différence de documents entre un meublé et un vide ?
La liste de base est presque identique. La principale différence réside dans le contrat de location, qui doit utiliser le modèle spécifique au meublé, et dans l’obligation d’annexer un inventaire détaillé du mobilier à l’état des lieux pour une location meublée.
La quittance de loyer est-elle obligatoire tous les mois ?
Non, elle n’est obligatoire que si le locataire la demande. Si le locataire ne demande rien, le bailleur n’est pas tenu de l’envoyer automatiquement. En revanche, il ne peut jamais refuser de la fournir sur simple demande.
Que faire si mon bailleur refuse de me donner un document ?
Vous devez d’abord lui envoyer une lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception, en listant le ou les documents manquants. Sans réponse, vous pouvez saisir la commission départementale de conciliation ou directement le tribunal judiciaire.
Un DPE est-il toujours obligatoire ?
Oui, le Diagnostic de Performance Énergétique (DPE) est obligatoire pour toute location d’un logement, sauf pour les locations saisonnières de moins de 4 mois par an. Il doit être présenté dès la publication de l’annonce.
Peut-on signer un bail et annexer les documents par voie électronique ?
Oui, la loi autorise la signature électronique du bail et la transmission des documents annexes par email, à condition que les deux parties (bailleur et locataire) soient d’accord. Chaque partie doit conserver un exemplaire.
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